Какие документы и сколько нужно хранить?

Нас всех обступила цифра и огромное количество чеков и документов. Чеки вот предложили - только в цифре. Вроде бы все продублировано, подписано ЭЦП и можно документы не хранить физически. Но все же ряд документов хранить обязательно. Разберем, что делать, чтобы не вспоминать поговорку: «Что имеем – не храним, потерявши – плачем»?
Привожу минимальный список для обычного человека, который не занимается своим бизнесом и трудится по найму.

Какие именно документы хранить нужно не три года (срок исковой давности), а больше и почему?

От от сумы и от тюрьмы не зарекайся

  1. Любые документы в рамках уголовных дел, к которым вы имели отношение как подозреваемый, обвиняемый и свидетель, могут пригодиться и через 10, и через 30 лет. Правило такое: если вызвали на допрос в любой гос. орган – требуем копию протокола и храним.
  2. Договоры о продаже недвижимости и дорогостоящих вещей хранят для того, чтобы подтвердить законное получение доходов.
  3. Если вы чем-то владеете, то как собственник вы должны понимать, что выписка из ЕГРП - не правоустанавливающий документ. Правоустанавливающими (то есть подтверждающими Ваши права) являются договоры о приобретении недвижимости, ее получении в дар. Именно эти договоры, а не выписки из реестра прав на недвижимое имущество, подтверждают ваши права собственности (аренды). И именно на них вы будете ссылаться при ошибках в реестре. Аналогично нужно хранить договоры о приобретении и дорогостоящих вещей и долей в хозяйственных обществах. При покупке недвижимости обязательно хранить запрошенные вами как покупателем у продавца документы (их копии) – основания приобретения недвижимости предыдущим продавцом, вашим покупателем. Эти документы докажут вашу добросовестность как покупателя (приобретателя) при возникновении споров. Обязательно храните документы о произведении расчетов по таким сделкам: расписки, банковские выписки, справки нотариусов о произведении расчетов, документы об аренде банковской ячейки.
С учетом электронного ведения реестров (ЕГРН, ЕГРЮЛ), не предугадаешь когда, где и кому придется доказывать, что ты собственник своего чудесного имущества, прав на участие в хозяйственном обществе. Учет недвижимости уже по сути в руках не государственного органа, а в ведении публичной правовой компании (частное лицо). Одновременно перечисленный выше пакет документов позволит получить вычет по НДФЛ при продаже имущества (имущественных прав) если вы будете продавать имущество до истечения срока владения, в течении которого продажа имущества облагается НДФЛ. По истечении этого срока эти документы также позволят доказать, что продажа налогом не облагается.
Если вы - наемный работник, то нужно хранить следующие документы:
Своим молчанием об изменениях детей мы уже сдали, поскольку у них уже будут электронные трудовые книжки, бумажных для них не предусмотрено. Да и на государственной аттестации как бы не отнекивались чиновники, биометрические данные детей собираются. Поэтому те, у кого трудовые книжки на бумаге, хранят не трудовые книжки, а трудовые договоры с работодателями и справки о доходах 2-НДФЛ, которые запрашивают у работодателей ежегодно. Также необходимо сделать запросы в Социальный фонд РФ (бывший - Пенсионный фонда РФ) и получить сведения о состоянии индивидуального лицевого счета. Трудовые договоры (с дополнениями и должностными обязанностями), трудовые книжки (желательно было не отказываться от трудовой книжки в бумажном виде, но если отказались запрашивайте у работодателя СТД-Р) и справки 2-НДФЛ за все годы трудовой деятельности храните обязательно. Если у Вас нет этого пакета – запросите трудовые документы в копиях у нынешнего и предыдущего работодателя и с ними 2-НДФЛ . Работодатель обязан предоставить документы в течение 3 дней. Все документы и справки очень важно хранить именно в оригиналах. Если к вашей пенсии пенсионные выплаты будут, это поможет получить пенсию.
Для получения пенсии:
Необходимо посетить Социальный фонд РФ (территориальное отделение) и получить в на бумаге Сведения о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица по форме СЗИ-ИЛС чтобы удостовериться, что за весь стаж вашей трудовой деятельности с ваших доходов ваши работодатели платили взносы в Пенсионный фонд РФ. Если не платили - пенсии не будет. Такие ситуации бывают даже если работодатель выглядит нормально... В моей практике было. Выявляли при аудите работодателей. СЗИ-ИЛС периодически запрашивайте и храните.
Для вступления в наследство: Все документы о родстве, свидетельства о рождении ваше и ваших родственников, возможно, переписку. Не известно, чьим наследником окажетесь вы или ваши дети.

Вышеперечисленные документы нужно хранить всю вашу жизнь. Это очень коротенький список. На самом деле нужно хранить в личном архиве намного больше документов. Но этот минимум – обязательно. Даже если вы будете хранить документы не систематизировано, то все равно это будет огромным подспорьем вашему юристу в случае обращения за юридической помощью.
Ниже перечисленные документы не нужно хранить пожизненно, но я рекомендую хранить их 5 лет, что немного больше срока исковой давности (3 года):

  • Доказательства оплаты коммунальных услуг
Если и квитанция, и оплата в электронном виде, то храните у себя на компьютере эту информацию по хронологии в электронном виде в папках на компьютере (счет за такой-то месяц и оплата за такой-то месяц).. Папки оптимально создавать по годам
Если и квитанция, и оплата в бумажном виде подкалывайте к бумажным квитанциям. И храните в обычных папках.
Если квитанция бумажная, а оплата в личном кабинете банка, то тогда квитанции храните отдельно и отмечайте на них дату оплаты ручкой или карандашом, а для квитанций об оплате заведите электронный архив, как описано выше для оплаты в электронном виде.

Раз год делайте сверки с поставщиками коммунальных услуг.

Не доверяйте полностью ведение своих архивов банкам - в моей практике банки при возникновении спорных ситуаций не предоставляли необходимые данные ни в личном кабинете, н по запросу.

От получения квитанций на бумаге желательно не отказываться, как бы не жалко было елочки.

  • Доказательства уплаты налогов
Собирайте налоговые уведомления и квитанции об оплате в порядке, аналогичном описанному для коммунальных услуг. У инспекции ФНС можно лично или через личный кабинет запросить справку о состоянии единого налогового счет и справку о принадлежности уплаченных сумм.

  • Все подписанные Вами договоры и согласия храните минимум 5 лет с момента окончания срока действия договора и (или) исполнения обязательств по договору.

Конечно, на всех выше перечисленных документах должны быть даты, подписи и печати компетентных лиц и органов.
Где хранить документы, чтобы обеспечить сохранность – следующий вопрос, над которым Вам нужно подумать при создании архива?

Я не рассматривала тут вопросы уязвимости хранения документов в цифре и того, какие документы будут приоритетнее: бумажные или данные реестров. Но в случае тотальной потери цифровых данных бумажные документы помогут доказать факты вашей биографии. Не ленитесь, повышайте правовую грамотность и храните документы на бумаге. Когда-нибудь это Вас очень выручит.
2023-12-18 13:36